前回のマクロ活用記事に引き続き、SO Technologies株式会社が提供するインターネット広告運用代行サービス『CUSTA』チームへの社内インタビューをお送りします。

『CUSTA』は広告代理店のみにご提供しており、運用代行だけではなく、運用業務の改善まで行っています。業務過多、運用者の残業問題、労働集型のビジネスモデル、生産性の改善など、運用型業界の特有の悩みを抱える広告代理店を支援しています。『CUSTA』チームも多くの広告代理店と同様の悩みを抱えていましたが、2019年から2年かけて運用業務の大改革を行い、結果として大幅な工数削減と、サービスの質を向上させることに成功しました。今後は、この成功事例とノウハウを日本全国の広告代理店へと展開していきたいと考えています。

前回に引き続き、本記事では、業務改革として実施したRPA活用(※)でどのように運用業務改善を実現したのかをお伝えいたします。

広告代理事業の生産性向上に課題を抱える企業様は、ぜひご一読ください。

※RPAとは:ロボティック・プロセス・オートメーションの略。PCなどで行う一連の作業を自動化できるソフトウェアロボットのこと。

Summary

 課題          業務過多/残業問題/運用ミスの増加
 マクロでの自動化業務  日次レポート作成/媒体の日予算調整/運用者の工数計算/予算管理表更新 など
 効果・成果       RPAによって約150時間/月の工数削減
             ミス率1.3%→0.2%に削減
             生産性向上に対しての意識の変化
             運用者のモチベーション向上
             部内へのRPAに対する理解・浸透が進み、依頼もスムーズに
             キャリアプランが広がり、離職・異動率が低下

井内 
 CUSTA事業本部 部長 兼 BD部 部長
 上田 浩介

 事業統括および、事業の生産性改善を担うBD部の部長を兼任。親会社のソウルドアウト在籍時にはRPA推進を担当。

国吉 
 CUSTA事業本部 BD部(沖縄)
 宮里 ゆずき

 RPA業務を専任で担当し、沖縄RPAプロジェクト(※後述)のリーダーも担う。一部運用案件も担当。

国吉 
 CUSTA事業本部 CS部 部長
 国吉 大樹

 東京・沖縄に属するCS部の部門統括および、マーケティング・セールス、既存クライアント(広告代理店)のフロント対応を担当。

▶▶▶CUSTAについて

※本パートは前回のインタビューと同様の内容です。

インターネット広告運用代行サービス『CUSTA』についてお教えください。

国吉: 『CUSTA』は「広告代理店の運用者の働き方」を運用代行で改革するサービスで、サービス名は“カスタマイズ”が由来となっています。広告代理店のそれぞれの課題、強みやサービスレベルに沿って、ご支援内容や体制をカスタマイズしてご提供しています。現在、『CUSTA』を広告代理店のみにご提供している理由としては、私たちが1社広告代理店をご支援することで、間接的に、その先にいる数百、数千社の事業会社様をご支援できると考えているからです。

具体的には、どんな課題をどのように解決できるのでしょうか。

国吉:『CUSTA』では、主に小~中規模の広告代理店に対し、主要な課題となるリソース不足とスキル不足を解決するためのご支援をしています。具体的には、リソース不足に陥る原因となる運用業務の中でのノンコア業務(※1)を我々にアウトソースしていただくことで、力を注ぐべきコア業務(※2)に集中していただける環境をつくることが可能です。また、スキル不足課題に対しては、運用体制の効率化・運用業務の生産性改善スキルをご提供しています。広告効果の改善といったWebマーケティングスキルを習得できる場はありますが、業務自体を改善して運用生産性を向上するためのスキルはあまり展開されておらず、苦労されている広告代理店は多くあります。『CUSTA』チームも数年前までは業務過多や残業問題がありましたが、この2年でチームの働き方の変革に成功した知見を多くの広告代理店へ広げ、一緒に業務改革を進めていきたいと考えています。

※1 ノンコア業務:コア業務を支援するためのもので、業務自体で利益を生まない業務。本記事においては、運用業務における入稿・入札・レポーティング業務を定義。
※2 コア業務:利益を生むための直接的な業務。本記事においては、提案・改善・コンサルティング・お客様対応業務を定義。

▶▶▶RPA活用の背景

前回、自動化を進めた背景を伺いましたが、中でもなぜRPAを活用することになったのかをお教えください。

上田:チーム全体としては、残業時間、業務工数が課題でした。RPAでもマクロと同様に目指しているところは同じです。『CUSTA』で自動化を進めるにあたり、私が親会社のソウルドアウトに在籍していた2017年ごろにRPA導入を経験し、一定の成果を得ていたこともあり、翌年SOTに異動して『CUSTA』事業部へ配属になってからもRPAは活用すべきだと考えていました。事業部の方針で標準化・自動化がテーマとなったことで、昨年から導入を進めてきました。

宮里:RPAは、ちょうど1年前ごろにセミナーなどでの情報収集から始めました。半年ほどで複数のRPAサービスを研究し、本格的な導入を開始したのは2020年3月ごろです。

上田:RPAは、人の手の代替だと考えています。マクロはExcelなどで展開する反復作業を自動化していくのに対し、RPAは、Web上含め、人力で作業をしている業務を、プログラムを組んで自動化していくものなので、広告運用業務を自動化して生産性を改善するには両方活用していくべきだと考えています。

▶▶▶RPA活用方法

沖縄オフィスのメンバーを中心に推進したRPA活用。業務効率化と同時に、 チーム内のRPAに対する意識も変化。

ツール選定の際のポイントはありましたか?

宮里:自動化、効率化を進める前に、その時間を作るために使いやすさと、実際にロボットを組むときの完成イメージが見えるか、そして費用面の3つを重視しました。最初に導入検討していたツールが開発者向けに展開されており、プログラミングなどの知識もある程度求められるツールだったんです。誰でも扱えるかどうかは一つ大きな基準でした。

国吉:複数の広告代理店からヒアリングしたところ、RPAを導入したけれど活用できなくて止めた、RPAを導入することが目的になってしまったというお話を伺っています。RPAや自動化に特化したスペシャリスト人材を採用するのも案としてはあるとは思いますが、現場を知っている運用のスペシャリストがRPAを開発した方が実務に即しているため、RPAの専門知識がなくても扱えるツールを選ぶことは重要だったと思います。

「沖縄RPAプロジェクト」があると伺いました。どのようなプロジェクトでしょうか。

上田:自動化していこう、生産性を改善してミスをなくそう、というテーマのもと活動しているRPA専門のプロジェクトです。通常、新しいことを始めるときは基本的に兼務でやることになり、なあなあになりやすいのですが、今回のRPAによる自動化は『CUSTA』にとっても大きなポイントになる部分なので、プロジェクト化することになりました。

国吉:『CUSTA』チームは東京と沖縄で2拠点あり、一般的な広告代理店と違って業務配分の差もありませんが、前々から、沖縄発で新しい挑戦をしたいという想いがありました。東京本社でもまだやれていない領域、それが今回のRPAでした。沖縄でRPA活用を推進し、沖縄から東京へ発信していこうということで、まずは沖縄メンバーで進行しよう!と決めました。

宮里:プロジェクトには私を含め、沖縄オフィスに在籍する計4名が参加しています。RPAを導入するにあたり集まった有志のメンバーで、導入前の研究や、本導入に向けてはこの4名で進めてきました。今は、RPAに興味関心を持つメンバーが増えてきており、沖縄から東京に広がっている実感があります。

RPAのスキルアップはどのように進めているのでしょうか。

宮里:最初は、まず一つロボットを作ってみる、というところから始めました。プロジェクトメンバーの4名が、それぞれ実務の中でRPA化できそうな業務をピックアップし、実際にロボットを作って学んでいく形です。1つのロボットは、基本的に最初から最後まで一人が担当しています。


▶▶▶成果

全体で150時間/月の工数削減に成功。年内には800~900時間削減を目指す

実際にRPAを活用した事例をお教えください。

①日次レポート作成ロボット

ATOMが対応していない媒体や、外部計測ツールを利用している場合に活用。
1社あたり月間約2時間が10分まで削減。


②媒体の広告管理画面上の日予算調整ロボット

運用業務において、稼働工数の30%程度を占める作業となる入札管理業務を自動化。現在は簡易的な調整作業のみ対応。
月間約110時間の工数を削減。


③運用担当者の残り工数を計算し、社内ディレクターに通知するロボット

運用者の業務工数管理をするためのロボットで、人月契約している場合に活用。別管理のタスク管理表から作業時間を自動集計し、今月利用できる工数を算出。
月間1時間の工数が0に。

④予算管理表を更新するロボット

進捗管理ツール上で、複数のアカウントで管理しているクライアントのデータを取得し、1つのスプレッドシートに集約するもの。
月間約100分程度の工数が5分まで削減。

そのほかに成果があればお教えください。

宮里:部全体で、月間150時間程度削減できています。毎月まるまる一人分を削減できているのは大きいと感じています。また、繰り返しロボットを作ってきた結果、最初に作ったロボットは作成に1ヵ月かかっていたところが、今は軽めのもので2~3日で作成できるようになっています。

上田:まだまだ削減余地はあるので、RPA開発をどんどん進めて、年内に800~900時間削減を目指していきたいと思っています。BD部としては、工数削減によってRPAやマクロなどの生産性に寄与する活動にリソースを割けるようになりました。

国吉:お客様に向き合うCS部も、コア業務に時間をかけられるようになったことは変革だったと思います。実際に、RPA導入や活用のコンサルティングをご依頼されることもあり、サービスの幅も広がりました。

チームメンバーの働き方、モチベーションに変化はありましたか?

上田:RPAによって得られた副産物だなと思うのが、1年前の全くRPA活用が動いていなかったころに比べ、生産性に対するメンバーの意識がついてきていることです。最初は試行錯誤でしたが、これまで作ってきた多数のロボット作成事例を参考に、 「この業務は自動化できるのか」といった観点で考えられるメンバーが増えています。これは非常に良い変化だと思っています。

国吉:かなり意識は変わりましたね。正直、私も他のメンバーも、最初は半信半疑だったんです。でも、社内で勉強会を開いてもらい、実際にRPAを触ってどんな運用業務が自動化できるのか、その幅を実感したことでみんなの意識が変わっていきました。

宮里:部内に浸透したおかげで、相談が来るようになったことは大きいです。「この業務って、RPAで自動化できますか?」などの相談が増え、こちらから「何かありませんか?」と発信する必要がなくなりました。私は現在ほぼRPA専任で、入社時ほど運用代行業務をやっていないこともあり、業務の流れがわからないこともあるので、質問するのも手探りだったのですが、ここを気にしなくても良くなったことは気持ち的にも楽になりましたね。

▲インタビューはオンラインで実施

▶▶▶メッセージ

運用代行だけではなく、運用業務自体の生産性改善、コンサルティングでもご支援していきたい

今後は、どのようにRPA活用をしていきたいとお考えですか?

上田:開発面でいくと、まずは進捗管理を進めようと考えています。今はまだシンプルな内容しかRPA化できていないのですが、最終的に「進捗管理をまだ手でやっているの?」という状態を目指しています。ヤフーやGoogleへの入稿作業も含め、まだまだ開発の余地があるので、運用業務の大きな塊をRPAで押さえていきたいです。また、サービスとしても、RPAを実際に作る知見やツール選定の知見があるので、広告代理事業者様にコンサルティングの形でもご提供していければと思っています。

宮里:まだ開発したことのないロボット作成にどんどんチャレンジしていきたいです。また、社内のみんなが欲しいものを作るにはもっとスピードを上げていかないとと思っています。現在は、チーム内の業務をRPA化している段階ですが、CS部がお客様からお話をいただいた時点で、「ここはRPAでできるから受けられる」と判断できるような流れを作りたいと考えています。

広告代理事業を担う企業様へ向けて、メッセージをお願いいたします。

宮里:簡単なルーチン作業など、アウトソーシングや自動化するほどじゃないと思っている業務は意外とあります。そんな業務こそRPA化にすごく向いているし、その業務工数がなくなるだけでも負担が減るので、悩んだ際にはどんどんご相談をいただければと思います。

上田:『CUSTA』というサービスは、元々は代理店ごとにカスタマイズして、私たちが運用するものでしたが、今後は、カスタマイズだけではなく、業務の自動化を進めた経験やスキルをもとに、業務改善までご支援していきたいと考えています。最終的には、広告運用の業務自体の生産性改善や、業務改善コンサルティングにも力を入れていき、新たな価値を提供していきたいなと思っています。自社でRPAの導入を検討されている場合もそうですが、手元の労働生産性を改善したいという想いがあればお手伝いできることもあるかと思うので、お気軽にご相談ください。


さいごに

前回に引き続き、私たちSOTが提供する『CUSTA』のRPA活用事例インタビューをお届けしました。

社内インタビューではあるものの、実際に広告運用業務の自動化に成功した事例として、広告代理事業者様の気付きに繋がれば幸いです。また、リソースや業務生産性に課題をお持ちの広告会社様は、ぜひ『CUSTA』チームへご相談ください。RPA、マクロの活用例を含め、解決に向けたサポートをさせていただければと思います。

社内インタビュー第1弾、『CUSTA』チームのマクロ活用インタビューはこちら:https://www.so-tech.co.jp/voice/special/406


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